Electronic Mail atau dikenal dengan sebutan email atau e-mail merupakan hal yang sudah biasa kita dengar sejak kita mengenal internet (mungkin). Jika Anda sudah mengenal email dan tertarik untuk membaca lebih lanjut tentang cara kerja email, maka lanjutkan membaca artikel ini. Jika Anda belum mengenal email itu apa, maka close link ini dan mulai belajar dengan membuat sebuah account email di email service provider seperti GMail dan provider lain.

Electronic Mail sudah dikenal sejak tahun 1993 yang bertujuan untuk menjadi sebuah metode pengiriman pesan digital dari satu pemilik/penulis kepada satu atau beberapa orang/kelompok penerima. Ketika email pertama kali dibuat, email dapat dioperasikan dengan cara yang sama seperti sekarang, namun untuk menggunakannya kedua pihak (pengirim dan penerima) harus dalam kondisi yang terhubung satu sama lain untuk dapat mengirim dan menerima pesan. Berbeda dengan sekarang yang menggunakan metode “Store and Forward” dimana pengirim bisa mengirim pesan ke penerima yang kondisi-nya tidak online (offline). Jika pada saat pe nerima dalam kondisi offline (tidak tersambung dengan pengirim), maka sistem email menyimpan pesan yang akan kita sampaikan disebuah repository (gudang tempat penyimpanan  email) dan akan dikirimkan ketika penerima dalam kondisi online.

Dalam konteks ini, para pengirim dan para penerima terhubung sama satu lain dengan menggunakan sebuah protokol email yang sekarang disebut dengan SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Dengan menggunakan protokol SMTP ini dan menggunakan metode Store and Forward, maka kita dapat berhubungan dengan penerima dengan baik seperti kita menggunakan email disaat sekarang

Email yang kita kirim kepada suatu orang/organisasi sebenarnya terdiri dari 3 bagian, yaitu email amplop, kepala email, dan badan email. Memang benar, email yang kita kirimkan ini memiliki proses yang identik dengan jaringan komputer yang kita gunakan sehari-hari (walaupun tidak memiliki banyak layer yang sama dengan model OSI ataupun dengan model TCP/IP). Berikut penjelasan dari 3 lapisan yang ada di email.

Amplop email ini memiliki fungsi untuk membungkus informasi tentang pengirim email, penerima email, dan fungsi-fungsi lainnya. Amplop email ini sudah dienkripsi menjadi bentuk paket data. Amplop ini akan dilepas ketika email yang Anda kirim sudah sampai ke lokasi yang Anda tuju (pada konteks ini, alamat yang kita tuju adalah alamat email dari penerima)

Kepala email berisi data yang terstruktur yang nantinya akan membentuk sebuah field. Field adalah kumpulan data-data yang membentuk sebuah database (dikenal dengan sebutan basis data dalam Bahasa Indonesia). Tiap field ini memiliki nama dan isi tertentu dimana nama dan isi ini ditentukan oleh RFC 5322 – RFC merupakan singkatan dari Request for Comments (pastinya membutuhkan syntax yang spesifik). Field yang terdapat pada kepala email ini memiliki beberapa sifat. Sifat tersebut antara lain dijelaskan sebagai berikut

• Terdiri dari beberapa baris dimana tiap baris terdiri dari 78 panjang karakter dan dalam satu field tidak boleh lebih dari 998 karakter

• Field yang telah ditentukan oleh RFC 5322 ini hanya boleh mengandung karakter dengan jenis US – ASCII (United States – American Standard Code for Information Interchange). Selebihnya dapat mengandung beberapa karakter hasil encoding lain yang dapat digunakan dan telah ditentukan oleh RFC 2047

Kepala email wajib memiliki beberapa bagian yang menjadi inti dari kepala email itu sendiri. Bagian-bagian itu dijelaskan lebih lanjut sebagai berikut

• Message-ID yang merupakan komponen data yang berupa field, dimana data yang ada di dalam field ini terisi secara otomatis dengan sistem yang terotomatisasi. Dengan adanya Message-ID ini, sistem dari email dapat mencegah pengiriman pesan yang sama beberapa kali

• In-Reply-To adalah bagian dari Message-ID. Dengan adanya bagian In-Reply-To, maka beberapa email yang dikirim oleh pengirim dapat dibalas oleh penerima. Bagian ini hanya ada terdapat pada pesan yang dapat menerima balasan dari email yang dikirimkan dari pengirim

RFC 3864 juga mendeskripsikan prosedur kepala email dalam hal registrasi. Hal ini terdapat pada IANA (Internet Assigned Numbers Authority). IANA menyediakan beberapa fitur yang permanen yang memberikan fasilitas untuk mendefinisikan MIME (Multi-Purpose Internet Mail Extensions), berita, dan FTP (File Transfer Protocol). Beberapa tambahan dari IANA dijelaskan sebagai berikut

• To. “to” disini bertujuan untuk tujuan/alamat dari penerima email yang telah kita buat. To menambahkan fitur baru berupa pengiriman kepada alamat email yang berbeda dengan menggunakan fitur CC dan BCC.

• CC (Carbon Copy). Carbon Copy disini bertujuan untuk tujuan/alamat dari penerima yang telah kita buat. Secara umum, CC sama seperti To. Jika kita mengirim kepada orang lain dengan menggunakan CC, maka alamat email yang ada di CC akan kelihatan ketika penerima membuka isi dari email yang diterimanya.

• BCC (Blind Carbon Copy). Blind Carbon Copy memiliki fungsi yang sama dengan Carbon Copy maupun dengan To. Hanya saja,  jika kita mengirim kepada orang lain dengan menggunakan BCC, maka alamat email yang ada di BCC akan tidak kelihatan ketika penerima membuka isi dari email yang diterimanya. Akun email yang kita BCC hanya menerima email-nya saja.

• Subject. Seperti dari nama fitur-nya, subject berarti tentang atau perihal apa yang sedang kita kirim kepada penerima email.

• Content-type. Maksud dari Content-type disini adalah bagaimana tampilan dari email yang diterima oleh penerima. Biasanya tampilan dari Content-type yang diterima oleh user berupa MIME

• Precedence. Precedence memiliki arti prioritsa dalam bahasa Indonesia. Prioritas di email biasanya memiliki value atau isi berupa BULK, JUNK, atau LIST. Salah satu contoh penerapan Precendence adalah pada saat kita menerima spam dari suatu website, maka secara otomatis sistem email akan bekerja dengan memberikan label prioritas pada email tersebut dengan prioritas JUNK

• Reference. Reference/referensi di email adalah salah satu bagian dari Message-ID yang menampilkan beberapa balasan dan kiriman email yang kita kirimkan ke suatu email. Biasanya tampilan dari email ketika fitur referense ini aktif akan tampak seperti dialog

• Reply-to. Reply-to adalah salah satu fitur yang sangat berguna bagi pengguna email yang membutuhkan jawaban dari email pengirim. Oleh karena itu, email pada jaman sekarang memiliki fitur membalas email dengan menekan tombol Reply

• Sender. Sender adalah fitur yang menampilkan alamat email sebenarnya dari pengirim yang mengirimkan email kepada penerima. Sender disini akan berupa alamat email langsung dilengkapi dengan nama profil dari pengirim. Contoh : webmaster@saos.usd.ac.id || Webmaster (INFO :: Webmaster bisa dibilang pekerjaan terberat yang berkaitan dengan bidang web. Webmaster bisa disebut dengan arsitek dari web, pengembang web, pemiliki site/alamat web, administrator dari sebuah web, atau  koordinator dari sebuah web. Tugas dari seorang webmaster adalah memelihara sebuah website)

• Archived. Archive/arsip disini berisi tentang tautan langsung ke bentuk dalam bentuk arsip dari pesan email yang kita terima. Dengan demikian, kita dapat mengunduh file tersebut ke media penyimpanan kita seperti Hard Disk Drive (HDD) dan media penyimpanan lainnya

Pada ulasan diatas, Saya sudah menyinggung sedikit tentang SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Jadi sebenarnya apa itu SMTP? SMTP itu adalah sebuah protokol internet yang bergerak dalam bidang mail. SMTP memiliki dampak (memang seharusnya iya) dalam kepala email. Dampak dari SMTP itu antara lain adalah sebagai berikut

• Menerima. Ketika server SMTP menerima pesan baru, SMTP menambahkan sebuah jejak baru pada bagian atas dari kepala email

• Mengembalikan ke jalur. Ketika SMTP membuat pengiriman pesan terakhir, maka SMTP memasukkan field baru ke posisi paling atas dari kepala email

 

Dari penjelasan diatas, dapat diperjelas lagi prosesnya sebagai berikut

• Hasil otentifikasi. Ketika server selesai melakukan proses cek otentifikasi, maka hasilnya akan disimpan untuk proses selanjutnya

• Menerima SPF (Sender Policy Framework). Server melakukan pemeriksaan terhadap SPF untuk mendapatkan hasil yang lebih detail untuk proses otentifikasi

• Auto-submitted. Server secara otomatis membuat pesan baru yang dibuat secara otomatis

• Informasi VBR (Vouch by Reference). Pada tahap ini, server melakukan proses otentifikasi sekali lagi dengan tujuan untuk memeriksa email yang diterima oleh pengguna email terdaftar pada blacklist atau tidak. Jika tidak terdaftar, maka email dapat diterima oleh penerima, jika tidak email itu akan dihapus dan email tidak sampai ke penerima yang ditujuVBR (Vouch By Reference) adalah sebuah protokol sistem mail di internet yang bertugas untuk mengimplementasikan sertifikat kemaanan dari pengirim oleh pihak ketiga (seperti DKIM – Domain Key Identification Mail yang bertujuan untuk melakukan pemeriksaan terhadap email yang masuk apakah terbebas dari spoofing atau tidak)

Badan Email meliputi 2 bagian, yaitu encoding dari isi email itu sendiri dan text yang sebenarnya dikirim oleh pengirim dan menampilkan hasil tersebut dalam bentuk HTML. Mari kita bahas satu per satu dari bagian badan email ini.

Encoding email ini biasanya memiliki encoding berupa 7-bit ASCII. Sebagian besar dari email menggunakan 8-bit ASCII, tetapi SMTP mengasumsikan bahwa pesan dari email tersebut menggunakan encoding 7-bit (tentunya hasil yang ditampilkan oleh server tidak berbeda dengan pesan yang disampaikan oleh pengirim). Walaupun secara internasional, encoding yang digunakan secara universal adalah Unicode dan email menggunakan encoding 7-bit ASCII, MIME tetap mendukung fitur yang ada pada email untuk mengirimkan encoding base64. Beberapa encoding dengan base64 tidak dapat dibaca oleh email karena memiliki perbedaan encoding (contohnya encoding yang digunakan di China dan encoding yang digunakan di Rusia). Karena adanya perbedaan encoding ini, maka beberapa pesan tidak dapat dibaca secara penuh karena encoding yang digunakan tidak mendukung satu sama lain

Diatas Saya sudah tuliskan ketika kita membaca email yang kita terima, maka kita membaca sebuah email yang sudah diterjemahkan lewat encoding yang kita gunakan, proses perubahan ke dalam bentuk HTML agar dapat ditampilkan dalam web browser. Keuntungan menggunakan HTML adalah HTML secara otomatis dapat menampilkan plain text tanpa melewati proses lain. Kelebihan menggunakan HTML adalah memiliki banyak fungsi seperti membuat  teks menjadi berwarna, bercetak tebal, bercetak miring, dan fungsi HTML lainnya. Tetapi HTML memiliki kelemahan, yaitu meningkatkan ukuran file dari sebuah file, memiliki bug, kemungkinan email dalam bentuk HTML digunakan menjadi salah satu media phising, dan tempat beredarnya software-software yang mencurigakan (bagi pengguna Linux, point terakhir tidak masalah karena mayoritas virus dengan tipe malicious software atau software mencurigakan hanya terdapat di sistem operasi Windows). Sampai sekarang, format email yang digunakan menggunakan HTML karena kebanyakan atau hampir seluruh email memiliki header berupa “Content-type: text/html”